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让每个长城物业人都有归属感和责任感

发布日期:2022-08-25   浏览次数:4814

作为国内最大的独立第三方专业物业服务机构,尽管外部环境风云变幻,行业竞争激烈,坚持市场化运营的长城物业能持续领跑中国物业管理行业,它坚若磐石的秘诀,或可从“长城”这个名字的寓意中窥得一二。

巍峨长城,蜿蜒千里,历经风雨岁月,仍然能保留其雄伟风貌,其中的秘密之一,就是使用了特殊的添加了糯米水的粘合砂浆。如果将企业发展的漫漫征途比作长城,将每一位员工日常的工作比作长城的一块块砖石,那么对于长城物业来说,将员工和企业连接起来的“一应之家”就是这种特殊的粘合砂浆。如今,一应之家(基于云之家打造)已经是长城物业集团员工手机上必备的移动办公APP,成为他们日常办公不可或缺的好助手。

作为企业数字化统一平台的一应之家,也在原先基础上不断进行着更新迭代。升级到最新的一应之家后,长城物业集团总部的员工感慨:“使用起来感觉很流畅。”

01如何让员工能切实感受到作为长城物业人的归属感与责任感?

一应之家升级上线后,长城物业集团有了专属个性化的登录页面。打开一应之家的登录页,就是打开了一天工作的入口,员工能切实感受到作为长城物业人的归属感与责任感。

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(一应之家登录页)

作为稳居中国物业管理行业前十强的物业服务企业,长城物业共设有华东、华南、华西、华北、华中、环渤海六大区域事业部,员工多达四万余人。庞大的组织架构,势必需要一种“多而不乱”的管理方法。

云之家提供多级、多场景门户配置功能,帮助企业根据组织建设需要快速构建集团门户、各事业部门户,使各级员工的门户页面更加精准、清晰可用。集团门户汇集了全集团的制度公文及各种应用,重大政策与各种工作安排能够及时得到同步,统一管控日常工作十分便捷。事业部门户则对发布的各种公文、规章制度、企业动态等信息按区域作进一步细分,各区事业部能快速找到与本事业部相关的重要公告和文件信息。这种有区分的门户设计方式,能帮助企业从整体上更加准确有序地进行层级划分和门户管理。

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(集团界面)

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(事业部界面)

同时,云之家的原生门户配置采用卡片式布局,提供审批待办、公共号、知识中心、智能会议、时间助手、轮播图等11类卡片模板,通过设置卡片显示范围,可以控制三端门户内容的差异化。设计人员能够轻松完成手机、网页、PC端三端统一的设计,用灵活的配置方式帮助企业定制多样化的个性布局。

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(一应之家移动端和网页端界面)

如果说长城物业人的日常工作是为了使所服务的社区人与人之间的关系更加密切,那么在长城物业内部,一应之家更新换代,从金蝶怡软OA升级到云之家,则是为了更好地实现企业各项业务的紧密连接。

在一应之家上,统一应用中心能够连接所有业务,员工无需再记录各业务系统的访问地址,也不用再记住各个系统复杂的用户名和密码,只需要通过一应之家,就可以登录s-HR、合同管理、一应欧拉、SRM鉴权中心、企业邮箱、杜商云、物业云、一应青藤学院等企业所有业务应用,快捷高效,也有效减少了反复登录多个业务系统、记忆多种账号密码的工作负担。

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(一应之家统一应用中心)

02如何让流程的每一个节点都能够得到有效控制?

在实际工作中,物业管理其实涉及很多环节:工程管理、质量管理、设备维护、环境管理、保安管理、消防管理……这些环节中有大量的数据和单据流转,如何使流程高效流转,如何让流程的每一个节点都能够得到有效控制,成为像长城物业集团这样的大型物业管理公司数字化建设中的一个重点和难点。

集团企业工作业务系统多,通知消息繁杂,每条信息都时刻关注,劳神费力;不去查看,一不留神又会错过重要信息。该怎么办?在一应之家上,统一待办中心的开放能力能够允许任意系统的办和通知按照标准接入,原来的待办中心则被拆分成审批类和通知类,用户能够更加专注地处理重要流程,免受知会型流程的频繁打扰。当节点审批人收到审批流程的消息推送后,可以直接点进消息卡片查看审批详情。对于审批型待办,一应之家还支持在卡片上进行快捷操作。

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(统一待办中心示意图)

结合在线文档预览功能,审批人员可以轻松查看发起审批的人员和具体事项、附件详情,在手机、网页、PC端随时随地完成审批工作。长城物业的员工认为,“整个流程操作并不复杂,确实很方便”。对于日常要处理多种审批流程工作的员工来说,流畅高可用的流程审批极大地提高了工作的体验感。

还有一个受到员工关注和喜爱的功能是“审批超时提醒”。云之家统一流程中心拥有流程节点超时管理功能,支持超时前自动循环提醒、超时前强提醒、超时自动审批、超时后提醒上级和部门负责人等设置。在超时人员分析界面能够看到不同审批人员的审批处理情况以及超时次数,起到一种公示和提醒的作用,推动节点处理人加快处理审批流程,从而提高整个流程的流转效率。

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(超时人员分析界面)

流程中,节点的处理都有迹可循。以长城物业城区项目立项为例,城区运营总审批立项、与城区总的会签完成后,会流转到城区财务部长。如果城区财务部长认为填写不符合要求或者不够清晰,可以对审批进行退回,而这一回退操作及反馈意见也会体现在整个审批流程记录中,方便流程上的每个节点处理人员及时进行调整。

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(流程节点留迹)

对于流程管理中心后台管理中心的管理员来说,流程中心的升级带来的变化则更为明显。“以前的流程中心版本过于老旧,流程配置相对困难,想设计一些多环节的流程模板比较难,即使要实现,也要花费很大的精力和时间。不同业务系统之间的流程及数据没有打通,员工往往需要重复操作;流程之间也无法关联查看,这不仅容易造成数据不统一,甚至可能导致重要决策行为出现失误。”谈到流程中心升级前的困境,长城物业集团流程管理部总监刘粤这样说道。而这实际上制约了企业对业务流程系统信息化的实现。

统一流程中心升级后,依托云之家的强大的流程引擎,复杂流程的设计不再是一个巨大的难题。管理人员能够通过统一流程中心的开放能力,通过连接集成和数据集成的方式,将流程进行集中设计和管理。

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(流程设计清晰便捷)

长城物业的实际工作中,有许多第三方的外委工程,而这些工程审批流程往往有着“流程节点多、涉及人员角色多、流程逻辑多”的特点。“因为没有流程分支,以前不敢做很复杂的流程,导致设计了大量的模板”,刘粤说,“升级之后,做流程分支就变得相对简单,流程模板的整体数量也大大降低了”

同时,在OA流程迁移中,云之家帮助长城物业按照角色梳理流程节点,将不同部门同一职位的成员归为同一角色,共梳理出总部职能角色、各事业部角色、人力行政中心等大类下的244+个角色。审批节点被预设为角色,流程管理人员配置审批流程时的效率大大提高。根据角色,也可以进行应用开通权限范围和审批模板可见范围的一键开通操作。对流程管理部的后台人员来说,升级后的流程中心提供了极大的工作便利。

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(按照角色梳理流程节点)

甚至,业务部门也能够根据实际的业务需求,自己动手设计流程。配合云之家流程设计界面中详细易懂的功能说明,业务人员能够很好地理解流程,非专职流程设计的员工在实际工作中也能想到去使用这些功能。除此之外,云之家轻便简洁的拖拉拽设计方法和可以相互关联的设计控件也能帮助流程管理人员快速完成流程模板的设计和配置,极大地提高了工作效率。流程中心简洁的界面和流畅的互联网级的使用体验,得到了长城物业集团员工们的广泛好评。

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(节点设置详细的说明,帮助轻松理解具体功能)

目前,长城物业内部已完成包括企业支持、财务管理、交付到保留、采购管理等16个分类、数量多达196个的流程模板配置,覆盖了长城物业日常办公业务的所有场景。每个月有上万条流程单据在一应之家上流转,依托灵活的流程引擎,城区铁三角等复杂应用场景流程也能高效、便捷地使用起来。

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(长城物业流程分类梳理情况)

03如何让员工清晰快速地找到自己所需要的工作指南?

集团各个事业部人员遍布全国各地,集团上下各级文件繁多,如何让员工清晰快速地找到自己所需要的文档?云之家给出的解决方案是——统一知识中心

通过搭建长城物业自己的企业核心知识库,云之家将帮助企业有效存储核心知识资产。除了传统的文档,云之家还支持归档流程单据和附件,并且可以通过调用知识中心提供的API接口,将业务系统信息都归档到知识中心。日常工作中遇到的新情况和复杂问题,通过流程得到显示,通过流程单据的归档使经验得以累积。

(流程单据归档到知识中心)

对于长城物业这样的大型集团来说,文档管理的分级权限和信息安全都十分重要。云之家支持自定义文档目录,企业可以按角色知识、业务属性、制度流程等标准建设文档目录,同时设置权限、使用智能编号和水印安全措施,有效地进行多维度的文档管理。

目前,通过一站式的知识管理中心,一应之家已帮助长城物业有效沉淀926+个企业知识文档。企业文档共梳理三级目录,一级目录“内容发布”统管所有知识文档;二级目录中,除了集团行政文件、集团通知公告、事业部内容文件等,还可以看到系统信息、招聘信息、招标中标公告等内容;三级目录则更加细分,可以看到具体的华北、华东、华南等大区事业部的内容。权限管理灵活可用,集团和各事业部、子公司目录可进行分级管理

长城物业的各级员工可以根据不同的权限,看到不同的知识门户,随时随地一站式地获取知识、交流经验。知识沉淀有迹可循,且存储安全,作为企业文化资产的重要组成部分,为企业知识管理和人才建设提供了强大助力。

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(知识中心目录分类管理)

总结

露往霜来,日月不居。时代变化中,企业步履不会停下。对于长城物业集团来说,让社区变得更美好是它不变的追求,而科技化+人性化,则是战略的实现路径。未来,云之家将和长城物业一起持续为“创造美好社区”的愿景而不断努力,为更多人的幸福生活筑起值得信赖的线上线下家园。

关于云之家

云之家是面向企业服务的移动办公平台&新一代智能协同云,我们坚持以客户为中心,给奋斗者舞台,以全心全意为企业服务、改变亿万人工作方式为公司使命,致力于成为值得托付的移动办公行家。据研究机构IDC数据显示,2015年起云之家连续三年蝉联大中型企业移动办公市场用户数第一;2018年至今持续摘冠中国SaaS协同软件市场;2021年IDC发布的《中国企业团队协作云2021厂商评估》报告中,云之家位居领导者象限。云之家典型客户包括华为海洋、中国一拖、兵装、海尔、九州通、厦门国贸、碧桂园、安踏、温氏、宁波银行、科大讯飞、同济大学、72街、金陵饭店、金逸影视、褚橙、云天励飞等各行各业的龙头企业和众多大中型企业客户。

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